Одна из ваших наиболее важных обязанностей при приеме на работу сотрудника по трудовому договору — ведение документации сотрудника. На этом этапе вы узнаете, среди прочего, из каких частей состоит документация сотрудника, какие документы должны быть включены в ее отдельные части, как подготовить платежную ведомость, а также как и как долго вы должны хранить портфель сотрудника. Если вас интересует отчетность другого рода, то заказать нулевую отчетность можно здесь https://ubf-corp.com/nulevaya-otchetnost/.

Кому и почему необходимо хранить документацию на сотрудников?
Файл сотрудника, документация сотрудника, личные файлы сотрудника — разные имена, но суть одна. Хранение такой документации — одна из основных обязанностей работодателя. Однако это относится только к лицам, работающим по трудовому договору. Нет необходимости вести учет сотрудников для людей, которые работают на основании мандатного контракта, специального трудового контракта, договоров управления гражданским правом и в рамках так называемой самозанятости.

Документация сотрудника состоит из:

личная документация — она ​​состоит из личных файлов сотрудника и других документов, таких как записи, файлы, реестры, списки
платежная документация — относится к выплаченному вознаграждению

Независимо от того, сколько сотрудников вы нанимаете по трудовому договору, вам придется создавать и хранить личные файлы для каждого из них, что может иметь большое значение в любых спорах, которые могут возникнуть между вами и вашим сотрудником. Во многих компаниях этим занимаются HR / отделы кадров. Однако в небольшой начинающей компании это обязательство должны выполнять вы как владелец компании и работодатель.

Где и как долго следует хранить документацию о сотрудниках?

Все правила хранения и хранения документации сотрудников содержатся в Постановлении министра труда и социальной политики от 28 мая 1996 г. о сфере ведения работодателями документации по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, и порядку ведения личных дел сотрудников.

Во-первых, приобретите специальные папки для хранения документов сотрудников (их можно найти в магазинах канцелярских товаров). Личные файлы сотрудников должны быть особенно защищены от попадания в чужие руки. Их стоит размещать в местах, куда имеют доступ только уполномоченные лица. Кроме того, следует помнить, что условия хранения документов не грозят их уничтожением, так как личные дела сотрудника должны храниться 50 лет с момента прекращения трудовых отношений.

Что, если вашей компании придется закрыть до 50 лет? В таких случаях записи о сотрудниках должны быть переданы частной или государственной компании, занимающейся хранением документов. Реестры таких компаний можно найти в воеводских конторах.
Личная документация (личные файлы)

Из каких частей состоит личное дело сотрудника и как отнести документы к соответствующей части?

Личные файлы следует разделить на три части:

Часть A — вот документы, собранные в связи с приемом на работу
Часть B — содержит документы, связанные с установлением трудовых отношений и трудовым стажем.
Часть C — в которой собраны документы, связанные с увольнением данного лица

Документы, содержащиеся в каждой из этих частей, должны быть расположены в хронологическом порядке и пронумерованы. Каждая часть должна содержать список содержащихся в ней документов.

Внимание! Вы должны помнить, что при хранении личных дел сотрудника в портфеле хранятся только копии или копии оригинальных документов. Оригиналы могут быть запрошены только для ознакомления или для создания копии или расшифровки стенограммы.
Личные дела — часть А.

В эту часть входят документы, собранные в связи с приемом на работу:

заполненная личная анкета
справки с предыдущих мест работы или другие документы, подтверждающие стаж работы
документы, подтверждающие профессиональную квалификацию, необходимую для выполнения предлагаемой работы
аттестат об окончании школы — для подтверждения полученного образования
медицинская справка об отсутствии противопоказаний к работе на определенной должности
Другие

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ